제안 평가와 계약 절차
제안서 평가와 계약 절차
제안서 평가는 제안서 발표와 함께 시작된다. 제안서를 누가 발표하고 몇 분 동안 발표할 지는 사전에 제안요청서에 모두 공개되어 있다. 제안사에서 제안 평가장에 참석할 수 있는 인원 또한 제안요청서에 명시되어 있는 경우가 많다. 사전에 약속된 절차와 방법대로 제안서 발표를 하게 되는데 대부분 프로젝트를 실제로 이끌어갈 PM이 발표를 한다.
제안서 발표는 참여 업체가
제안서를 제출한 역순으로 진행된다. 맨 마지막에 제안서를 제출한 업체가 가장 먼저 발표를 하게 된다. 제안 발표는 나중에 발표한 업체가 평가자의 기억에 많이 남기 때문에 좀 더 유리할 수 있다. 준비되고 자신 있는 업체가 눈치보지 않고 제안서를 가장먼저 제출할 가능성이 높기 때문에 제안 발표를 가장 마지막에
할 수 있도록 하고 있다.
한 개 업체의 제안 발표가
끝나면 평가자는 정해진 시간 동안 제안요청서와 업체의 제안서 그리고 PM의 발표 내용을 중심으로 질문을
하고 그것을 기반으로 평가를 진행한다.
기술평가는 채점표가 있고
각 항목마다 점수가 기록되어 있기 때문에 당일 기술평가 점수가 합산되고 결과를 계약 담당부서에 전달한다. 계약
담당부서에서는 기술평가 점수와 가격 점수를 합산해서 우선 협상 대상자를 선정한다.
발주사와 우선 협상 대상자는
제안서와 제안요청서 내용 중에 불명확하거나 빼거나 더할 내용들을 가지고 협상을 하며 협상이 완료되면 기술협상 내용을 계약부서로 전달하고 계약 부서에서는
최종 계약을 하게 된다.
제안서 기술평가
제안서 기술평가의 주요 요소
발주 담당자는 프로젝트를 잘 수행할 최고의 업체를 선정하기를 원한다. 따라서 제안서를 검토하고 업체를 선정할 평가위원회를 구성하는 문제는 프로젝트를 성공적으로 이끄는데 무엇보다
중요한 요소가 된다. 평가위원회는 내부 평가위원과 외부 평가위원으로 구성되는데 내부 평가위원은 발주사
직원이므로 회사 내부 사정을 잘 알고 담당자의 의사를 반영할 수 있는 장점이 있지만, 공정성의 시비에서
자유로울 수 없다. 외부 평가위원은 외부에서 온 전문가이므로 공정하게 평가할 수 있고 전문성을 바탕으로
업체의 능력을 객관적으로 검증할 수 있는 장점이 있지만 프로젝트 상황을 정확하게 이해하기 어렵다는 단점이 있다.
따라서 일반적으로 발주사 상황, 공정성, 객관성, 전문성의 균형을 맞추기 위해 내부 평가위원과 외부 평가위원을 같은 수로 구성한다.
평가위원은 제안요청서와
제안서를 평가 당일에 처음 보는 사람이 대부분이다. 이것은 프로젝트에 대해 정확하게 이해하지 못한다는
의미이며 이 상태에서 평가를 진행하면 발표자의 말솜씨에 평가가 좌우될 수 있다. 따라서, 제안평가를 진행하기 전에 3시간 이상 제안 요청서와 제안서를 충분히
검토하고 발주 담당자가 사업에 대해 충분히 설명하는 것이 좋다.
제안서에 대한 평가는 기술평가와 가격평가로 구성된다. 기술평가에는 정성적인 지표와 정량적인 지표가 있는데, 정성적인 지표는
PM의 자질, 프로젝트 참여 인력의 기술력, 업체의 전문성 등 숫자로 정확하게 측정할 수 없는 요소들로 구성된다. 정량적인
지표는 업체의 재무건전성, 유사 프로젝트 사업실적 등 숫자로 정확하게 나오는 요소들로 구성된다. 두 지표 중 정성적인 지표가 점수의 비중이 크며 평가자의 판단이 평가 결과에 결정적인 영향을 미치게 된다. 보통 시스템 구축 프로젝트는 기술평가 90%에 가격평가 10%로 제안서 평가가 이루어 진다.
제안서는 양이 많다. 보통
100페이지가 넘기 때문에 평가자의 입장에서 처음부터 끝까지 꼼꼼하게 읽고 이해하기 힘들다. 대규모 프로젝트에서는 일주일 정도 호텔에서 제안서를 검토하는 시간을 갖지만,
10억 이하의 프로젝트에서는 당일 몇 시간 정도의 검토 시간이 주어지기 때문에 제안서와 같이 제출하는 제안발표자료에 제안서의 핵심
내용을 잘 요약하는 것이 평가자에게 어필할 수 있는 아주 좋은 기회가 된다.
또한, 평가자가 가장 중요하게
보는 것이 제안서를 발표하는 PM의 자질이다. PM이 제안요청
내용을 정확하게 이해하지 못하거나 요구사항을 구현할 합리적인 방법론을 제시하지 못한다면 프로젝트를 수주할 가능성은 현저하게 떨어진다.
협상에 의한 계약
협상에 의한 계약이란 제안서를 평가할 때 기술 평가와 가격 평가를 따로
진행하여 협상 적격자를 선정하고, 점수가 가장 높은 업체를 우선협상 대상자로 선정하여 기술 협상을 통해
최종 계약자를 선정하는 방식이다. 만일, 우선협상 대상자와
기술 협상이 결렬될 경우 2위 업체와 기술 협상을 진행한다.
가격 평가 방식
협상에 의한 계약 방식에서 가격 평가를 할 때 위 그림과 같이 복잡한 계산식을 사용하는데 핵심 내용은 터무니 없이 낮은 가격으로 프로젝트를 수주할 수 없도록 하는 것이다. 저가 수주는 프로젝트 품질을 떨어트리는 주요 요인이며, 이는 발주사뿐 만 아니라 수주사에게도 피해를 줄 수 있다. 따라서 협상에 의한 계약에서는 추정 가격의 80% 이하의 저가 입찰을 방지하고 있다.
