ISP는 3~5년 동안 구축할 시스템에 대한 체계적인 계획을 수립하는 것이다. 영업지원시스템 고도화에 대한 ISP를 수립했다고 가정해보자. 1차 년도에는 스마트 영업지원시스템을 구축하고, 2차년도에는 인공지능 기술을 활용해 영업전략시스템을 고도화하는 인공지능 영업지원시스템을 구축한다. 마지막으로 3차년도에는 인공지능 기술을 활용해서 영업전략을 수립하는 인공지능 영업전략시스템을 구축하는 계획을 수립하게 된다.
단계별 기획서
프로젝트 기획서는 단계별로 구축하는 시스템에 대한 보다 세부적인 계획서를 만들어 경영진을 설득하고 비용 지출의 근거를 만드는 문서작업이다. 프로젝트 기획서에는 조직, 일정, 비용, 범위에 대한 계획이 구체적을 나와 있어야 한다. 담당자는 프로젝트 기획서를 작성하기 위해 전문 업체에게 정보를 요청하는 RFI(Request For Information)를 이메일, 공문서 형식으로 보내 정보를 수집한다.
RFI를 요청하고 답변을 보내는 과정에 사전 영업이 존재한다. 영업 사원은
프로젝트를 수주하기 위해 고객사를 정기적으로 방문하면서 한담을 나누거나 회사에서 새로 개발한 솔루션을 소개하고 산업계에서 화두가 되는 이슈를 소개한다. 만일 고객사가 계획하고 있는 프로젝트와 맞아 떨어지는 내용이 있다면 고객은 관심을 가지게 될 것이고 이 때부터
비공식적인 프로젝트 수주 프로세스가 시작된다. 고객이 가지고 있는 추상적인 요구사항을 구체화 시켜주는
것이 영업 사원이며 이 과정에서 고객의 신뢰를 얻고 프로젝트를 자신이 원하는 방향으로 이끌어간다.
단계별 기획서 비교
|
구분 |
ISP
실행계획 |
프로젝트 기획서 |
제안요청서 |
|
작성자 |
컨설턴트 |
업무 담당자 |
업무 담당자 |
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대상 시스템 |
복수 |
단일 |
단일 |
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목적 |
중장기 전략 수립 |
프로젝트 근거 |
프로젝트 발주 |
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구체성 |
낮음 |
중간 |
높음 |
프로젝트 기획서는 사업개요, 현행업무분석, 목표 업무 설계, 자원 소요 계획,
정보화 효과 분석 과 같이 다섯 단계로 구성된다. 프로젝트 기획서에 들어가는 내용은 회사, 업무, 담당자에 따라 약간 차이가 있지만 핵심적인 내용은 아래 그림과
같이 다섯 단계로 구성된다.
프로젝트 기획서의 구성
사업 개요는 사업을 왜 하는 지에 대한 설명과 목표 업무에 대한 요약을 제시하는 부분이다. 왜에 대한 답변은 추진 배경 및 필요성에 간단하면서도 명료하게 써야 한다. 몇
줄의 내용을 짧게 말하지만, 이 부분에서 상대방을 설득하지 못한다면 다음 부분에 대해 흥미를 잃을 수
있기 때문이다. 서비스 내용은 앞으로 새롭게 사용할 수 있는 시스템이 제공하는 기능에 대해 간단하게
설명하는 부분이다. 수 많은 기능을 제공하지만 핵심적인 기능을 한 두 줄에 압축해서 전달한다. 사업 범위는 새롭게 구축되는 시스템이 커버할 수 있는 업무 범위와 기능을 키워드를 사용해 2~3줄로 설명한다.
현행 업무 분석 및 문제점 부분에는 현재 회사에서 수행하고 있는 업무의 종류와 이를
위해 사용하고 있는 정보시스템 현황을 표와 그림을 사용해서 정리한다. 동사와 형용사 보다는 명사를 사용해
간단명료하게 정리해야 한다. 현황이 정리가 됐으면, 현재
문제점을 기술하고 이를 해결할 수 있는 방법을 제시한다.
목표 업무 설계는 앞에서 제시한 해결 방안에 대해 시스템으로 어떻게 구현할지 구체적으로
제시한다. 시스템 구축과 함께 새롭게 바뀌는 정보시스템과 업무를 개념도를 사용해서 간략하게 설명한다.
자원소요계획은 시스템을 구축하는데 필요한 인력, 예산, 시간을 구체적으로 제시한다. 인력은 시스템을 발주하고 프로젝트를
감독하고 마지막으로 검수하는데 책임을 질 수 있는 조직과 사람에 대해 설명한다. 예산은 시스템 구축에
필요한 하드웨어, 패키지 소프트웨어 그리고 어플리케이션 개발에 필요한 비용을 전문 업체가 보내 준 견적서를
바탕으로 작성한다. 시간은 프로젝트를 시작해서 종료까지 소요되는 전체 시간을 주단위로 계획한다.
마지막으로 정보화 효과 분석은 시스템을 구축해서 회사가 얻을 수 있는 가치를 정성적, 정량적으로 설명한다. 정성적 효과는 회사 이미지 개선, 직원 만족도 개선 등과 같이 숫자로 표현하기 어렵지만 느낌으로 알 수 있는 것들이다. 정량적 효과는 필요 인력 2명 감축, 년간 10억원 예산 절감할 수 있다는 것과 같이 숫자로 정확하게
표현할 수 있는 것들이다. 효과 분석은 정성적 지표보다는 가급적이면 정량적 지표를 사용해야만 경영진을
효과적으로 설득할 수 있다.
