기업에서 프로젝트를 만드는 것을 발주라 한다. 발주 프로세스 시작은 기업의 중장기 IT 전략을 수립하는 ISP에서 출발하며 최종적으로 프로젝트 개발에
관한 계약서를 작성하면서 마무리된다.
프로젝트 발주 프로세스
발주 프로세스는 모든 과정에서 발주사와 제안사가 긴밀하게 협력하면서 진행된다. 발주 프로세스
처음부터 참여한 제안사가 반드시 계약서를 작성하는 수주사가 되는 것은 아니지만 가장 많은 정보를 알고 있기 때문에 수주할 가능성이 가장 높다. 따라서 발주사는 계획수립 단계에서 도움을 요청할 전문 업체를 신중하게 골라야 하며, 이에 참여하는 전문업체는 프로젝트가 성공할 수 있도록 많은 도움을 주면서 발주사와 신뢰를 쌓는 것이 중요하다.
발주 단계는 시스템을 구축하기 위한 프로젝트 성공의 첫 단추이다. 발주 단계에서 프로젝트에 대한 범위, 비용, 일정이 정해진다. 프로젝트에 영향을 미치는 요소를 정의하고 이에 대한 관리 방법을 설명하고 있는 프로젝트관리 지침서인 PMBOK(Project Management Body Of Knowledge)에서 범위, 비용, 일정은 가장 핵심적인 요소로 설명하고 있다. 따라서 프로젝트 발주 단계는 프로젝트 성공의 가장 중요한 역할을 하며 첫 단추가 잘못 끼워지면 처음부터 다시 옷을 입어야 하듯 발주 단계를 정확하게 이해하고 해야 할 일을 잘해내는 것이 프로젝트 성공을 위한 핵심 사항이라 할 수 있다.
정보시스템 구축 사업은 통상적으로 다음과 같은 7단계를 통해 추진된다.
먼저, ISP(Information Strategy Planning) 단계에서는 발주사가 중장기적인 정보화 방향을 수립하기 위한 전략을 세운다. 이 과정에서 제안사는 필요한 정보를 제공하고, 견적서를 제출함으로써 기획 수립에 협조하게 된다.
다음은 프로젝트 기획 단계로, 발주사는 사업의 목표와 범위를 구체화하여 프로젝트 기획서를 작성한다. 제안사는 이에 대한 정보 제공 및 세부 견적 제출을 통해 발주사의 기획 업무를 지원하게 된다.
기획이 완료되면 발주절차가 이어지며, 발주사는 제안요청서(RFP)를 작성하여 이를 공개하거나 제한적으로 배포한다. 제안사는 이 요청서를 기반으로 사업에 필요한 정보와 견적을 다시 한 번 정리하여 제출한다.
그 후 제안작업 단계에서는 제안사가 본격적으로 제안서를 작성하게 된다. 이 제안서에는 기술적 방안, 소요 예산, 인력 구성 등 프로젝트 수행을 위한 구체적인 계획이 포함된다.
제안서가 제출되면 제안평가 단계에 돌입하게 되며, 발주사는 평가위원회를 구성하여 제안사의 내용을 심사한다. 이 과정에서는 제안사들이 직접 제안발표를 진행함으로써 자신들의 방안을 어필할 수 있다.
이후에는 기술협상 단계로 넘어가는데, 여기서는 발주사와 제안사 간에 기술적 쟁점, 세부 범위 조정, 비용 협의 등이 이루어진다. 협상이 원만히 진행되어야만 계약 체결이 가능하다.
마지막으로, 계약 단계에서 발주사와 제안사는 상호 협의한 내용을 바탕으로 정식 계약서를 작성하고 서명함으로써 프로젝트가 공식적으로 시작된다.
