제안서를 작성할 때 가장 기초가 되는 자료는 제안요청서다. 하지만 사람이 자기 머릿속에 있는 모든 요구사항을 글로써 나태내기란 쉬운 문제가 아니다. 그래서 제안요청서 외에 다른 방법으로 고객이 진정으로 원하는 게 무엇이지 알아내는 것이 제안서 작성에 있어서
굉장히 중요하다.
정보 수집 방법
프로젝트 수주에 있어 사전 영업의 중요성은 앞에서 강조한 바 있다. 제안 평가에 있어 아무리 공정하게 진행한다고 해도 발주 담당자의 선호도가 반영되지 않을 수 없기 때문이다. 사전 영업 과정이 중요한 것은 발주 담당자와 신뢰를 쌓는 것도 있지만 고객이 원하는 것이 무엇인지 알아낼 수
있는 아주 훌륭한 수단이 되기 때문이다. 고객사에 프로젝트 발주가 예정되어 있다면 고객 업무에 피해가
가지 않는 범위에서 가능한 자주 방문해 정보를 수집하는 것이 프로젝트 수주에 유리하다.
발주 담당자는 전문 업체보다 기술적 지식이 부족할 수 밖에 없다. 요즘에 어떤 기술이 많이 사용되고 장비는 뭘 사용하는 것이 좋은지 그리고 개발 기간과 비용이 어느 정도 인지
알기가 쉽지 않다. 발주할 프로젝트에 대해 고객이 공식적으로 전문업체에게 정보를 요청하는 과정이 바로
RFI(Request For Information)이다. 제안사는
RFI에 답변하는 과정에서 고객에게 부족한 부분이 무엇이고 최종 목표가 어디에 있는지 자세하게 파악할
수 있다.
제안요청서가 공고되면 제안사는 발주담당자에게 공식적으로 질의를 할 수
있게 된다. 이 경우 주저하지 말고 유선이나 이메일 가능하다면 고객사 방문을 통해 구체적인 요구사항을
알아보는 게 좋다. 아무리 사전 영업이 잘 돼있다고 하더라도 발주 시점에 많은 것이 바뀌어 있을 수
있기 때문에 반드시 고객과의 미팅을 통해 최종 요구사항을 확인해야 한다.
제안설명회는 제안요청서에 대한 발주사의 공식적인 설명회 자리이다. 발주사의 답변뿐만 아니라 경쟁사의 준비상태와 어떤 업체가 제안을 준비하고 있는지 알 수 있는 자리이기 때문에
제안설명회를 전략적으로 활용하는 것이 좋다.
