제안서는 프로젝트 수주를 위해 제안사가 고객의 요구를 어떻게 만족시킬
지에 대해 구체적인 방법을 제시하는 문서이다. 제안서를 작성하기 위해서는 제안요청을 받아야 하는데 보통
두 가지 방법으로 제안요청을 받게 된다. 첫 째는 사전 영업을 통해 고객으로부터 직접 제안요청을 받는
것이다. 기존에 발주사의 프로젝트를 성공적으로 완료한 경험이 있거나,
담당자가 필요한 정보(RFI)를 성실하게 답변을 했다면 발주사로부터 직접 제안요청을 받을
수 있다. 이 경우에도 몇몇 업체에게만 제안요청서를 전달하는 것은 아니다. 공공기관의 경우 나라 장터에 등록하거나 사기업의 경우에는 홈페이지에 제안요청서를 게시하게 된다. 사전에 고객과 협력관계를 유지하고 고객으로부터 구두로 제안에 참가를 요청 받을 경우 프로젝트 수주 가능성이
훨씬 높아진다.
두 번 째는 나라장터나 기업의 홈페이지를 통해 제안요청서를 직접 찾는
경우다. 이 때는 제안서 작성을 위한 정보가 부족하기 때문에 제안서 작성기간 동안 부지런히 담당자를
찾아가 고객이 원하는 시스템이 어떤 것인지 알아봐야 한다. 이러한 과정을 제안서 작성 절차에서 정보
수집 과정이라 한다.
제안서에 대한 정보 수집이 완료되면 이제 타당성을 검토해야 한다. 고객이 원하는 기능은 100만원짜리인데 주는 돈은 50만원 이라면 프로젝트를 수주해서는 안 된다. 다만 회사가 손해를
감수하고 실적을 쌓기 위해 들어간다면 제안서를 제출할 수 도 있다. 고객 요구사항 규모와 프로젝트 예산을
비교해 수익률을 따지는 것이 제안 타당성 검토 절차이다.
제안서를 본격적으로 작성할 때 가장먼저 하는 것이 제안 팀을 구성하는
것이다. 제안서는 보통 프로젝트를 담당할 PM(Project
Manager) 주도로 작성이 된다. 제안발표를 PM이
하기 때문에 제안서를 작성하면서 프로젝트를 이해하고 해결 방안을 찾아야 제안 발표장에서 심사위원의 질의 에 적절한 답변이 가능하다. 제안 팀에는 회사 내부에 있는 다양한 전문가들이 포함된다. 프로젝트의
성격에 따라 블록체인, 머신러닝과 같은 최신 기술이 요구될 수 있기 때문에 PM이 처리할 수 없는 전문영역은 전문가의 도움이 필요하다.
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Tip |
PM(Project
Manager) PM은
프로젝트에 대한 전체적인 관리 책임을 갖고 있는 수주사의 담당자이다. PM의 역량은 프로젝트를 성공으로
이끄는데 가장 핵심적인 요소이기 때문에 제안서 발표는 일반적으로 PM이 담당한다. 평가자의 질문에 대한 PM의 답변은 평가의 아주 중요한 요소가
되며, 수주사에서 우수한 PM을 확보하는 것이 프로젝트를
수주에 있어서 핵심 사항이 된다. |
제안서를 작성할 때는 제안
팀원이 각자의 분야를 작성하고 나중에 PM에 의해 통합되는 방식으로 한다. 회사에는 기존에 사용하던 제안서 기본 틀이 있기 때문에 프로젝트 특성에 맞는 내용을 채우면 나중에 쉽게 통합할
수 있다.
제안서 작성이 완료되면 제안요청서의 요구사항과 대조하는 작업이 필요하다. 제안서에 누락되는 부분이 발생할 수 있기 때문에 요구사항 추적표를 작성해 빠진 부분이 없는지 반드시 확인해야
한다. 일반적으로 요구사항 추적표는 제안서에 첨부되어 제안 평가 자료로 활용된다.
