제안요청서 작성 방법

 

제안요청서는 프로젝트 기획서의 내용을 구체화하여 문서화하는 핵심 절차로, 향후 시스템 구축의 방향성과 실행 가능성을 결정짓는 중요한 문서입니다. 본 글에서는 제안요청서 작성 시 유의할 점과 효과적인 작성 방법에 대해 알아보자.

제안요청서 작성방법

제안요청서는 프로젝트 기획서에 있는 내용을 구체화시키는 방식으로 작성한다. 만일 프로젝트 기획서에 없는 새로운 내용을 추가하거나 프로젝트 기획에서 제시한 중요한 내용을 생략한다면 나중에 회사 내부에서 문제가 될 소지가 있기 때문에 제안요청서는 프로젝트 기획서와 아주 밀접한 연관성을 가지고 작성되어야 한다. 제안요청서를 작성하는 시점에서 중요한 변경 사항이 발생하면 경영진에 보고하는 과정을 반드시 거쳐야 하며, 이를 문서로 남겨야 한다.

문서를 작성하는 과정에서 전문업체와 가능한 많이 사전 협의를 하는 것이 좋다. 시스템을 구축하는 당사자는 프로젝트를 수주한 전문업체이기 때문에 발주 담당자가 생각하는 기능이 구현가능한지 그리고 그것이 예산과 일정 범위에 있는지 전문업체를 통해서 확인 받아야 한다.

제안요청서에는 회사의 개인정보, 회사의 영업 비밀과 같이 공개하지 말아야 하는 정보를 제외하고 가능한 많은 정보를 공개하는 것이 좋다. 발주사와 프로젝트 제안사가 알고 있는 정보의 양과 종류가 다르기 때문에 정보 공개를 통해 제안사가 발주 담당자가 머릿속에 그리고 있는 시스템의 실체에 접근할 수 있도록 하는 것이 좋다.

요구사항은 가능한 명확한 용어를 사용하고 상세하게 작성하는 것이 좋다. 누가 무엇을 어떻게 하는지를 정확하게 써줘야 한다. 제안서 작성하는 사람은 상세 요구사항을 기반으로 시스템 개념설계를 하고 구체적인 실행 방안을 만들기 때문에 상세 요구사항에 나와있는 용어들이 모호하거나 너무 간단하게 되어 있다면 방법, 일정, 비용을 정확하게 산정할 수 없다.

제안요청서에는 법률적 요구사항을 명시해야 한다. 특기 공공기관의 경우 개인정보보호법, 소프트웨어진흥법, 기획재정부 계약 예규, 정보통신진흥법 등 법률 요건을 검토하고 이와 관련한 위법사항이 없는지를 면밀하게 살펴봐야 한다. 가장 좋은 방법은 사내에서 문제없이 진행되었던 프로젝트 제안요청서와 나라장터에 등록된 최근 제안요청서를 참고해서 작성하는 것이다.